9 bước quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện hoàn hảo

Đăng bởi ovuvietnam vào

Việc lên kế hoạch và tổ chức sự kiện đều cần nỗ lực thực hiện và thời gian chuẩn bị. Dưới đây là 10 bước bạn cần thực hiện trước khi tổ chức sự kiện. Tuỳ vào ngân sách, người tham gia, bạn cần bổ sung hoặc điều chỉnh các chi tiết sao cho phù hợp.

1. Thiết lập mục tiêu khi tổ chức sự kiện

Thiết lập mục tiêu cần hữu hình và cụ thể, chi tiết.

Bạn cần đặt ra câu hỏi:

  • Tại sao bạn tổ chức sự kiện này?
  • Bạn mong muốn đạt được điều gì sau khi sự kiện kết thúc?

2. Đội ngũ tổ chức sự kiện cần được thành lập

Bất kỳ sự kiện nào cũng đòi hỏi nỗ lực của nhóm phối hợp, đội ngũ nhân sự để xử lý tất cả các chi tiết trong sự kiện.

Bạn cần xác định một người quản lý sự kiện chính (Event Manager) để điều hành công việc:

  • Quản lý địa điểm.
  • Diễn giả.
  • Các tiết mục giải trí.
  • Quảng cáo.
  • Nhà tài trợ.
  • Quản lý tình nguyện viên.

3. Lên các mốc thời gian

Lên mốc thời gian cụ thể có thể được set up trước cho một sự kiện định kỳ.

Bạn nên xem xét các yếu tố sau:

  • Đủ thời gian lý tưởng: bạn nên có 4-6 tháng để lên kế hoạch.
  • Tìm hiểu các ngày lễ theo luật định và tôn giáo.
  • Kiểm tra thời gian với những người tham gia chính…

4. Quảng cáo sự kiện

Nếu bạn muốn sự kiện của mình nổi bật, bạn cần chọn một chủ đề hấp dẫn để có thể cạnh tranh với đối thủ. Chủ đề này phải: thu hút được và cần có 1 cái tên thật sự ấn tượng.

Quảng cáo sự kiện cần có:

  • Brainstorm về tên sự kiện.
  • Tạo một Tagline (khẩu hiệu).
  • Thiết kế Logo.

5. Lên kế hoạch tổng thể

Kế hoạch tổng thể phải bao gồm tất cả các khía cạnh của sự kiện:

  • Địa điểm, thời gian tổ chức.
  • Nhân sự, hậu cần & quản lý phục vụ.
  • Diễn giả / diễn giả.
  • Công khai / quảng cáo (trực tuyến & ngoại tuyến,…).
  • Đăng ký (đăng ký trực tuyến, thanh toán và theo dõi,…).
  • Quản lý tài trợ / đối tác.
  • Quản lý tình nguyện viên…

6. Kiểm soát và điều chỉnh

Sau khi lên kế hoạch, người quản lý cần phân công việc và kiểm soát các thành viên trong team chạy theo đúng tiến độ.

Người quản lý cần làm:

  • Tìm một trợ lý đáng tin cậy để đơn giản hóa các nhiệm vụ quản trị của bạn.
  • Sử dụng các phần mềm trực tuyến hỗ trợ để đơn giản hóa quy trình lập kế hoạch sự kiện.
  • Giảm thiểu công việc kỹ thuật.

7. Xác định và thiết lập quan hệ đối tác và nhà tài trợ

Người quản lý nên xem xét có tổ chức nào mà bạn có thể hợp tác hoặc kêu gọi tài trợ để thanh toán chi phí và tăng khả năng tham gia không?

Những nhà tài trợ sẽ góp phần trong việc quảng bá, lan truyền và làm cho sự kiện thành công.

Người quản lý nên:

  • Tìm kiếm các công ty để tài trợ một phần của sự kiện.
  • Hợp tác với các tổ chức cộng đồng có khả năng cung cấp địa điểm. Hoặc tìm kiếm, lựa chọn công ty tổ chức dịch vụ tổ chức sự kiện https://tochucsukiendailam.com/cong-ty-to-chuc-su-kien-tron-goi.html để tổ chức thành công buổi lễ.

8. Tạo kế hoạch quảng cáo

Quảng cáo sự kiện có thể qua các bước sau:

  • Thông báo trên website.
  • Lưu ý trong newsletter hoặc email.
  • Quảng cáo trực tuyến và ngoại tuyến.
  • Truyền thông và tiếp cận để khuyến khích khách hàng đăng ký.
  • Bày tỏ sự biết ơn tới các nhà tài trợ.

9. Thiết lập ngân sách

  • Ngân sách cần phải xem xét và kết hợp từ các dự toán ban đầu
  • Cộng thêm bất kỳ chi phí du lịch hoặc chỗ ở cho khách VIP, diễn giả, v.v.

Xem thêm:  https://tochucsukiendailam.com/to-chuc-le-khoi-cong-dong-tho.html

 

Chuyên mục: Tổng hợp

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *